דוחות
דוחות
הדוחות מחולקים לפי סוגים ולפי רמות:
1. דוחות אישיים = דוחות שאני כמשתמש רואה.
2. דוחות למנהל = דוחות שהמנהל רואה.
הדוחות הינם דוחות אקטיבים: ניתן לבצע מיונים וחיפושים/חיתוכים לפי כל עמודה.
ניתן להיכנס לכל שורה בדו"ח Drill down ולעבור ישירות לאובייקט הרלוונטי המוצג באותה שורה בדו"ח.
ניתן לעבור לאובייקט במצב צפיה בלבד או במצב עריכה.
בחלק מהדוחות מופיעים בסוף עמודות מסויימות שדות סיכום חכמים (לדוגמה: שדה סה"כ בדו"ח חשבוניות), בשדות אלה ניתן לבחור מה רוצים לראות לפי האופציות הבאות:
1. סה"כ.
2. ממוצע.
3. מינימום.
4. מקסימום.
5. כמות.
לדוגמה:
אפשר לבקש חתך המציג את כל הלקוחות שגרים בתל-אביב או חיפה ושהסטטוס שלהם הוא לא חדש.
מערכת ניתוח דוחות גרפית BI
הצגת כל דו"ח במגוון רחב של גרפים, כולל יכולות פילוח וסינון נתונים
מערכת ניתוח דוחות Pivot Table
ביצוע חיתוך וסינון דוחות מתקדם בתצורת PivotTable כולל אפשרות מעבר לאקסל
יצוא דוחות לאקסל
יצוא כל דו"ח לאקסל, באופן הבא:
1. יוצר אוטומטית שורת כותרת מודגשת של השדות.
2. מעתיק את כל הנתונים עצמם לאקסל, כאשר המערכת דואגת ששדה מסוג תאריך יהיה גם הוא שדה תאריך באקסל.
היצוא עובד בשיטה מהירה ביותר ללא צורך בשמירת קובץ האקסל ואז פתיחתו באקסל כדי לצפות בנתונים.
המערכת אוטומטית פותחת את האקסל ומעתיקה אליו את הנתונים ישירות.
מיזוג דוחות לוורד
מיזוג כל שדה בדו"ח כשדה משתנה אוטומטית בוורד, ניתן ליצר מכתב אוטומטי בוורד שחלקים ממנו יוחלפו אוטומטית עם הנתונים מהדו"ח
הדפסת מעטפות
ניתן להדפיס מעטפות:
1. מתוך דוחות רלוונטים.
2. ישירות מחשבונית/הצעת מחיר/קבלה וכל אובייקט רלוונטי במערכת.
ישנם שני סוגי מעטפות:
1. מעטפה ללקוח.
2. מעטפה ללקוח כולל חברה.
הנתונים שיודפסו תמיד הם:
1. מקום לבול.
2. לוגו.
3. סלוגן (מלל פרסומי).
4. כתובת החברה שלכם.
יודפסו במקרה של מעטפה ללקוח בלבד:
1. שם הלקוח.
2. כתובת הלקוח.
יודפסו במקרה של מעטפה ללקוח כולל חברה:
1. שם החברה.
2. לידי: שם הלקוח.
3. כתובת החברה.
הדפסת מדבקות
מדפיס מדבקות עם שמות הלקוחות והכתובת שלהם.
מערכת האוקטופוס מזהה אוטומטית אם מוגדרת חברה ללקוח,
אם מוגדרת מדפיסה את שם החברה, שם הלקוח וכתובת החברה.
אם לא מוגדרת מדפיסה את שם הלקוח וכתובת הלקוח.
ההדפסה מתבצעת מכל דו"ח התומך במדבקות.
Dashboard
מסך המרכז את כל ה:
קריאות שירות
משימות/מטלות/שלבים
הודעות
שיחות
פגישות
פקסים
מיילים
סריקות
לפי כמות וסטטוסים:
חדש
תזכורת להיום
בטיפול
טופל
הועבר ל
עם אפשרות Drill down
לדוגמה:
אם מופיע הספרה 10 תחת שיחות חדשות, בלחיצה על 10 אני מגיע לדו"ח המראה לי את השיחות עם נתונים נוספים ובלחיצה נוספת תפתח השיחה עצמה.
GANT
גרף מעקב אחר מצב הפרוייקטים לאורך ציר הזמן כולל צביעה באדום של אי עמידה ביעדים וירוק של עמידה ביעדים
שליחה באימייל
שליחה באימייל דרך האוטלוק:
1. ניתן לשלוח כל דו"ח בפורמט PDF
2. ניתן לשלוח כל אובייקט במערכת כולל מסמכים מצורפים (אם קיימים) בפורמט PDF
לדוגמה:
בהצעות מחיר המערכת תוסיף אוטומטית מסמכי הסבר על המוצרים,
כמו כן קובץ ה PDF של הצעת המחיר יכיל בתוכו גם קישורים ישירת לאתר הסבר על המוצרים.
CRM
תיק לקוח
תיק הלקוח מכיל את כל הפעולות/אובייקטים (שיחות, פגישות, הצעות מחיר וכו') הקשורים ללקוח הנוכחי.
ניתן לבחור את האובייקט אותו רוצים לראות כרגע ואז מופיע מסך עם כל האובייקטים מסוג זה הקשורים ללקוח.
לדוגמה:
לחיצה על אובייקט [שיחות טלפון] יציג רשימה של כל שיחות הטלפון הקשורות ללקוח הנוכחי.
הרשימה כוללת את הנתונים הבאים:
1. נושא.
2. סטטוס.
3. תאריך.
4. עדיפות.
5. סה"כ (לפי הצורך בחלק מהאוביקטים כגון: הצעות מחיר, חשבוניות וכו').
ניתן לבצע חיפוש ומיון לפי כל אחד מהשדות ברשימה ושילוב שלהם.
ניתן לבצע Drill down ישירות להצגת האוביקט מהרשימה (במקרה שלנו של שיחה מסויימת).
ניתן גם לראות את אותם הנתונים ברמה של חברה.
לדוגמה:
אם נמצאים בתיק של לקוח מסוג חברה בשם מיקרוסופט ואנחנו רוצים לראות את כל השיחות שבוצעו מול העובדים של מיקרוסופט, נוכל לעשות על ידי לחיצה על [הצג בנים].
נוכל לבחור מול איזה עובד בדיוק, לדוגמה כל השיחות מול יוסי סמנכ"ל המכירות של מיקרוסופט.
שיחות
מעקב אחר שיחות יוצאות ונכנסות.
כולל את הנתונים הבאים:
1. תאריך ושעת השיחה - אוטומטית.
2. מקבל השיחה.
3. הופנתה אל - ניתן להפנות שיחה לטיפול של משתמש אחר.
4. סטטוס השיחה - חדשה, בטיפול, טופלה. (ניתן להגדיר סטטוסים נוספים).
5. נערכה עם.
6. שיחה נכנסת או יוצאת.
7. סוג השיחה - שיחת מכירה/שירות/יעוץ/תיאום פגישה וכו'.
8. תאריך גמר טיפול - אוטומטי.
9. מספר טלפון.
10. נושאים לשיחה, תוכן השיחה, הוראות לביצוע, הערות.
השיחות מתוייקות אוטומטית בתיק הלקוח ומופיעות ב Dashboard
הודעות
העברת הודעות פנים ארגוניות כולל מעקב
פגישות
פגישות חכמות, הרבה יותר ממה שיש היום באוטלוק.
לכל פגישה ניתן להגדיר את הנתונים הבאים:
1. עם מי הפגישה - מתוך רשימת אנשי הקשר של האוקטופוס (לא קיים באוטלוק).
2. נושא הפגישה.
3. סוג הפגישה - פגישת מכירה/שירות/שת"פ. (לא קיים באוטלוק).
4. סטטוס הפגישה - חדשה, בטיפול, התקימה, טנטטבית, בוטלה, נדחתה, אושרה, לתאם מחדש. (לא קיים באוטלוק).
5. זמני תחילת וסיום הפגישה.
6. זמני נסיעות לפגישה ובחזרה (לא קיים באוטלוק).
7. כתובת הפגישה (אוטומטית מתיק הלקוח).
8. נקודות דגש לפגישה - יש להביא מחשב נייד ומקרן.
9. סיכום פגישה - יש לשלוח הצעת מחיר ללקוח (לא קיים באוטלוק).
ניתן להציג מפה של הפגישה, ולראות מתיק הלקוח את כל הפגישות מולו.
ניתן לראות מתיק המעסיק/חברה את כל הפגישות עם העובדים שלה.
יומנים
ישנם 2 סוגי יומנים באוקטופוס:
1. יומנים של המשתמשים - ניתן לבחור משתמש ולראות את כל הפגישות שלו.
2. יומנים של כל מי שנפגשנו איתם - ניתן לבחור יומן של ספק שלנו ולראות את כל הפגישות מולו.
אפשרויות תצוגה של היומן הם:
1. יומי.
2. שבועי מקוצר.
3. שבועי מורחב.
4. שנתי.
5. הצגת חגים כן/לא.
6. ניתן לבחור להציג יומן משותף של כמה אנשי קשר בו זמנית.
היומן מציג את הפגישות עצמן בצורה הבאה:
3. עם מי הפגישה.
4. נושא הפגישה.
5. סוג הפגישה - פגישת מכירה/יעוץ/תמיכה וכו'.
1. זמני נסיעות.
2. סטטוס פגישה כולל צבעים שונים לכל סטטוס - פגישה שהתקימה בירוק, פגישה שבוטלה באדום וכו'.
קשרים בין לקוחות
בקשר ניתן להגדיר:
1. לאיזה לקוח מקושרים.
2. מה סטטוס הלקוח אליו מקשורים.
3. מה תפקיד הלקוח בקשר.
4. האם הוא קשר אב או קשר בן.
לדוגמה:
נגדיר לקוח מסוג חברה מיקרוסופט,
נקשר למיקרוסופט את כל הלקוחות שהם עובדים במיקרוסופט,
במקרה זה נרשום לכל עובד מה תפקידו וסוג הקישור יהיה קישור בן (לא אב).
כאשר ניכנס לכרטיס של מיקרוסופט נוכל לראות את כל העובדים תחת מיקרוסופט כולל התפקיד שלהם,
כאשר נעבור לטלפונים של מיקרוסופט נראה קודם כל את הטלפונים הישירים של מיקרוסופט (כגון תמיכה, מכירות, מרכזיה) ואחרי זה את רשימת כל העובדים עם התפקיד ומספר הטלפון שלהם.
כנ"ל גם לגבי כתובות וכתובות אימייל.
שיוך לקבוצות
ניתן ליצור כמה קבוצות שרוצים ולהוסיף אליהם לקוחות,
כך שכל לקוח יכול להופיע בכמה קבוצות בו זמנית,
זהו כלי מעולה כדי לשלוף את כל הלקוחות שחברים בקבוצה א ולא חברים בקבוצה ב.
ניתן לבצע פעולות על קבוצות בחלק מהאובייקטים באוקטופוס, כגון קמפיין, וקמפיין טלפוני להם ניתן להוסיף לקוחות מתוך קבוצות.
לדוגמה:
אם הגדרנו קבוצה בשם VIP ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP נוכל לעשות זאת בקלות.
אם הגדרנו קבוצה בשם "לא לשלוח אימייל" ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP למעט חברי קבוצת "לא לשלוח אימייל" נוכל לעשות זאת בקלות.
שדות חופשים
ניתן להוסיף שדות חופשים לתיק הלקוח,
השדות שניתן להוסיף הם:
1. תשע שדות מסוג תאריך.
2. תשע שדות מסוג טקסט, כולל אפשרות לטקסט עם רשימה נלמדת אוטומטית וערך ברירת מחדל.
3. תשע שדות מסוג כן/לא.
בשדות אלה ניתן להשתמש בחיפוש לקוחות.
בעלי תפקידים
ניהול בעלי תפקידים בפרויקט לרבות: עו"ד, קבלנים, רו"ח, ספקים.
לכל בעל תפקיד ניתן להגדיר: טלפונים, כתובות, אימייל.
ניתן לקשר אותו למספר פרוייקטים בו זמנית.
לדוגמה:
ישנו קבלן הבונה מספר פרוייקטים,
ניתן לראות בלחיצת כפתור את כל הפרוייקטים מול אותו קבלן כולל סטטוס הביצוע שלהם.
Dashboard
מסך המרכז את כל ה:
קריאות שירות
משימות/מטלות/שלבים
הודעות
שיחות
פגישות
פקסים
מיילים
סריקות
לפי כמות וסטטוסים:
חדש
תזכורת להיום
בטיפול
טופל
הועבר ל
עם אפשרות Drill down
לדוגמה:
אם מופיע הספרה 10 תחת שיחות חדשות, בלחיצה על 10 אני מגיע לדו"ח המראה לי את השיחות עם נתונים נוספים ובלחיצה נוספת תפתח השיחה עצמה.
סנכרון לאוטלוק
סנכרון אנשי קשר לאוטלוק
כולל את שם איש הקשר, טלפונים, כתובות, אימייל, חברה
סנכרון פגישות לאוטלוק
כולל כל נתוני הפגישה
מוצרי הלקוח
מעקב אחר מוצרי הלקוח בתיק הלקוח.
ניתן לעקוב אחר כמה מוצרים בו זמנית, המעקב כולל את הנתונים הבאים:
1. כמות.
2. סוג.
3. שם המוצר.
4. מספר קטלוגי.
5. מספר סירילאי.
6. איש המכירות.
7. תאריך מכירה.
8. תאריך התקנה.
9. תאריך תחילת אחריות.
10. תאריך סיום אחריות.
11. מעקב שירות לפי תקופות.
12. מעקב מכירות נוספות - כמות, איש המכירות, תאריך המכירה.
13. מעקב הספקה - כמות, על ידי, תאריך ההספקה.
מצב חשבון בתיק לקוח
הצגת מצב חשבון בתיק הלקוח,
כולל סה"כ של דרישות תשלום, חשבוניות, זיכויים, קבלות לפי תאריכים
וסיכום כולל של כל אחד מהם.
חישוב שתי יתרות לקוח לתשלום לפי:
1. חשבוניות שלא שולמו.
2. דרישות תשלום שלא שולמו - מעולה במקרים בהם הלקוח מקבל חשבוניות לאחר התשלום.
ניתן להגדיר את הנתונים הבאים:
1. יתרת פתיחה - מעולה כאשר עוברים ממערכת אחרת לאוקטופוס ורוצים לישר קו.
2. אובליגו.
3. מסגרת אשראי.
הצמדת מחירון ללקוח
ניתן להצמיד ללקוח מחירון מתוך 10 מחירונים מוגדרים מראש.
כאשר יוצרים חשבוניות/הצעת מחיר/הזמנה וכו' ללקוח המערכת תבחר את המחירון אוטומטית.
ניהול לקוח והרבה יותר
ניהול לקוח והרבה יותר
במערכת האוקטופוס ניתן לנהל כל יישות שהיא לרבות:
1. לידים.
2. לקוחות.
3. ספקים.
4. אנשי קשר.
5. חברות.
6. עובדים - מעקב אחר עובדי החברה, ראיון עבודה, הסכמי שכר, מעקב חופשות.
7. רכבים - מעקב אחר טיפולים, חידוש ביטוח, תאונות וכו'.
8. משרדים וסניפים.
9. בנקים - מספרי חשבון, מנהלי סניפים בבנק, אנשי קשר וכו'.
10. אתרי אינטרנט של החברה - ניהול סיסמאות, מיקומי אתרים, מנהלי אתרים וכו'.
ניתן להגדיר את השדות הבאים:
1. שם או שם פרטי ושם משפחה.
2. זיהוי על ידי: ת.ז., ח.פ., עוסק מורשה, מספר דרכון, מספר כרטיס.
3. סיווג - ניתן להגדיר איזה סיווגים שרוצים, לדוגמה: VIP, אקראי וכו'.
4. קישורים ל: LinkedIn, Facebook, Skype.
5. טלפונים ללא הגבלה כולל סוג הטלפון (נייד, בית, עבודה, רו"ח, בחו"ל וכו') כולל אפשרות להגדיר טלפון אחד כראשי.
6. כתובות ללא הגבלה כולל את הנתונים הבאים: סוג (בית, למשלוח, עבודה וכו'), רחוב, דירה, שכונה, ת.ד., עיר, מיקוד, בניין, קומה, ארץ, מדינה, יבשת, אתר אינטרנט. ניתן להגדיר כתובת כראשית ולהגדיר כתובות לשליחת דואר.
7. אימיילים ללא הגבלה כולל סוג האימייל (תמיכה, פרטי, בית).
בהתאם לאופציות הנוספות שנרכשו, המערכת יודעת:
1. לחייג בלחיצה על מספר הטלפון.
2. להציג מפה בלחיצה על הכתובת.
3. לפתוח את אתר האינטרנט בלחיצה על כתובת אתר האינטרנט.
4. לשלוח אימייל בלחיצה על כתובת האימייל.
יבוא
יבוא מהאוטלוק
מיבא את כל אנשי הקשר מהאוטלוק: כולל מספרי הטלפון, כתובות, וכתובות אימייל.
היבוא הינו יבוא חכם: יודע לזהות יותר מחשבון אוטלוק אחד ולשאול לגבי כל חשבון האם ליבא את הנתונים.
דוגמה:
אם מוגדרים באוטלוק 5 אנשי קשר כאשר החברה שלהם מוגדרת מיקרוסופט,
אוקטופוס יצור אוטומטית 6 אנשי קשר, אחד מסוג חברה בשם מיקרוסופט ו 5 מסוג עובד שיקושרו אוטומטית לחברת מיקרוסופט,
כך שבאוקטופוס תחת כרטיס חברת מיקרוסופט יופיעו אוטומטית כל העובדים.
יבוא מאקסל
מיבא לקוחות מאקסל.
ניתן להגדיר כל סוג לקוח: איש קשר, חברה, ספק, לקוח, עובד וכו'.
מיבא טלפונים, כתובות, כתובות אימייל, הערות, מצב משפחתי, מין, תאריך לידה, חברה ותפקיד בחברה.
ניתן לשייך לקוח לכמה קבוצות בו זמנית.
ניתן ליבא שדות מותאמים אישית.
ניתן להגדיר את צורת זיהוי הלקוח: ת.ז., חפ., ועוד.
היבוא הינו יבוא חכם היודע לאגד את העובדים תחת החברה וכך ניתן לאתר במהירות בעל תפקיד בחברה מסויימת גם אם לא זוכרים את שמו.
דוגמה:
אם מוגדרים באקסל 5 אנשי קשר כאשר החברה שלהם מוגדרת מיקרוסופט,
אוקטופוס יצור אוטומטית 6 אנשי קשר, אחד מסוג חברה בשם מיקרוסופט ו 5 מסוג עובד שיקושרו אוטומטית לחברת מיקרוסופט,
כך שבאוקטופוס תחת כרטיס חברת מיקרוסופט יופיעו אוטומטית כל העובדים.
יבוא מ SAP
יבוא נתונים מ SAP B1 של:
1. לקוחות.
2. אנשי קשר.
3. ספקים.
יבוא השדות הבאים:
שם, שם חברה, תפקיד.
כתובת: בבית, במשרד, נוספת, למשלוח.
כתובות אימייל.
סנכרון לאוטלוק
סנכרון אנשי קשר לאוטלוק
כולל את שם איש הקשר, טלפונים, כתובות, אימייל, חברה
סנכרון פגישות לאוטלוק
כולל כל נתוני הפגישה
קישור
קשרים בין לקוחות
בקשר ניתן להגדיר:
1. לאיזה לקוח מקושרים.
2. מה סטטוס הלקוח אליו מקשורים.
3. מה תפקיד הלקוח בקשר.
4. האם הוא קשר אב או קשר בן.
לדוגמה:
נגדיר לקוח מסוג חברה מיקרוסופט,
נקשר למיקרוסופט את כל הלקוחות שהם עובדים במיקרוסופט,
במקרה זה נרשום לכל עובד מה תפקידו וסוג הקישור יהיה קישור בן (לא אב).
כאשר ניכנס לכרטיס של מיקרוסופט נוכל לראות את כל העובדים תחת מיקרוסופט כולל התפקיד שלהם,
כאשר נעבור לטלפונים של מיקרוסופט נראה קודם כל את הטלפונים הישירים של מיקרוסופט (כגון תמיכה, מכירות, מרכזיה) ואחרי זה את רשימת כל העובדים עם התפקיד ומספר הטלפון שלהם.
כנ"ל גם לגבי כתובות וכתובות אימייל.
קישור מסמכים
קישור כל סוג של מסמך ישירות לתיק הלקוח
כולל אפשרות לניהול סטטוס טיפול במסמך: חדש, בטיפול, טופל
* ניתן גם לקשר מסמך לכל אובייקט במערכת לרבות שיחות,פגישות,הצעות מחיר, חשבוניות וכו'
קישור תיקיות
קישור תיקיות במחשב ישירות לתיק הלקוח
כולל אפשרות לניהול סטטוס טיפול בתיקיה: חדש, בטיפול, טופל
כולל אפשרות לתזכורות על תיקיה
* ניתן גם לקשר תיקיות לכל אובייקט במערכת לרבות שיחות,פגישות,הצעות מחיר, חשבוניות וכו'
קישור ישיר מהאופיס
הוספת לחצן לכל תוכנות האופיס: וורד, אקסל, פאור-פוינט
המאפשר שמירת מסמכי אופיס ישירות לתיק הלקוח ולכל אובייקט במערכת לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר, וכו'.
הלחצן חוסך את הצורך לזכור היכן נשמר המסמך ודואג לשמור אותו אוטומטית באוקטופוס וכך הוא זמין גם לשאר המשתמשים (בהתאם להרשאות).
המסמך עובר גיבוי כחלק מהגיבוי המסודר של האוקטופוס.
* הגיבוי לאוקטופוס באחריות איש המחשבים שלכם.
קישור אימיילים
קישור אימיילים ישירות מהאוטלוק לתיק הלקוח או לכל אובייקט במערכת
לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר.
הקישור מתבצע בצורה קלה מאד,
כל שיש לעשות הוא לפתוח באוטלוק את כל האימיילים אותם רוצים לקשר וללחוץ על לחצן קישור האימיילים באוקטופוס.
המערכת מזהה אוטומטית את כל האימיילים ושואלת אם לקשר אותם,
ניתן לשנות את נושא האימייל ולנהל את סטטוס טיפול באימייל.
לאחר הקישור ניתן למחוק את האימייל מהאוטלוק וכך לחסוך מקום באוטלוק.
* האימייל נשמר באוקטופוס כולל כל המסמכים הקשורים וכך הידע הארגוני נשמר במקום אחד.
קישור אתרים
קישור אתרים ישירות מהדפדפן לתיק הלקוח או לכל אובייקט במערכת
לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר.
הקישור מתבצע בצורה קלה מאד:
כל שיש לעשות הוא לפתוח את האתרים אותם רוצים לקשר בדפדפן וללחוץ על לחצן קישור אתרים באוקטופוס.
המערכת מזהה אוטומטית את כל האתרים הפתוחים ושואלת האם לקשר אותם,
ניתן לשנות את כותרת האתר ולנהל סטטוס טיפול בקישור האתר.
בצורה זו ניתן לשמור בקלות מידע על מתחרים באינטרנט, או מידע על לקוחות.
כללי
תזכורות
תזכור יומי, שבועי, חודשי, ללא הגבלה על כמות התזכורות.
ניתן להגדיר תזכורת על כל אובייקט במערכת לרבות: פגישה, שיחה, קובץ, חשבונית וכו'.
ניתן לתזכר משתמשים אחרים במערכת.
לדוגמה:
תזכורת עבורי לטפל עוד שעה ועבור המנהל שלי למחרת.
שיוך לקבוצות
ניתן ליצור כמה קבוצות שרוצים ולהוסיף אליהם לקוחות,
כך שכל לקוח יכול להופיע בכמה קבוצות בו זמנית,
זהו כלי מעולה כדי לשלוף את כל הלקוחות שחברים בקבוצה א ולא חברים בקבוצה ב.
ניתן לבצע פעולות על קבוצות בחלק מהאובייקטים באוקטופוס, כגון קמפיין, וקמפיין טלפוני להם ניתן להוסיף לקוחות מתוך קבוצות.
לדוגמה:
אם הגדרנו קבוצה בשם VIP ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP נוכל לעשות זאת בקלות.
אם הגדרנו קבוצה בשם "לא לשלוח אימייל" ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP למעט חברי קבוצת "לא לשלוח אימייל" נוכל לעשות זאת בקלות.
עדיפות
הגדרת רמת העדיפות, ניתן להגדיר 10 רמות עדיפות שונות.
את רמת העדיפות ניתן להגדיר לאובייקטים (שיחות, פגישות, חשבוניות וכו') השונים באוקטופוס.
לדוגמה:
שיחה דחופה נסמן רמת עדיפות 1.
סריקה ברמת דחיפות בינונית נסמן רמת עדיפות 5.
שעות עבודה
מעקב אחר שעות עבודה:
ניתן להגדיר שעות עבודה מ, עד, או להפעיל טיימר אוטומטי.
ניתן לקשר שעות לכל פעולה במערכת, לרשום מה בוצע ואת מי לחייב.
ניתן לבחור את סוג שעת העבודה וכך המערכת יודעת לחשב אוטומטית באיזה סכום יש לחייב את הלקוח.
דוגמה:
בעבודה על שלב בפרוייקט ניתן להפעיל טיימר ולבחור שעת מהנדס ובסיום העבודה ללחוץ שוב על הטיימר והמערכת תחשב אוטומטית כמה לחייב.
מעקב טיפול
מעקב טיפול מלא הכולל סטטוס הטיפול: חדש, בטיפול,טופל.
ניהול
מעקב ביצוע
מעקב אחר אחוזי הביצוע של הפרויקט, האחוזים מתעדכנים באופן אוטומטי לפי שלבים שבוצעו בפועל
מעקב תאריכים
מעקב אחר:
תאריך תחילה,
תאריך יעד,
תאריך ביצוע בפועל (מתעדכן אוטומטית).
אישרור פרויקט בסיומו
ניתן להגדיר 2 סוגים של פרוייקטים:
1. מנוהלים.
2. לא מנוהלים.
כאשר מגדירים פרוייקט כמנוהל כאשר כל הפעולות בפרוייקט מתבצעות הוא עובר אוטומטית למנהל הפרוייקט לביצוע אישרור סופי
וכך מנהל הפרוייקט יכול לבדוק שאכן הכל בוצע כמו שצריך.
במידה והמנהל לא מרוצה מהביצוע הוא יכול לפתוח מחדש חלקים בפרוייקט כולל הערות שלו לאותו עובד מה יש לתקן.
התניות ביצוע
הגדת התניות לביצוע מטלות, לא ניתן לבצע מטלה X לפני שביצוע מטלה Y.
לדוגמה נוכל להגדיר משימה המוגדרת מהתהליכים הבאים:
1. פגישה על הלקוח
2. שליחת הצעת מחיר
3. קבלת הצעה חתומה
5. קבלת תשלום
6. תחילת עבודה על הפרוייקט
נוכל להגדיר שלא נוכל להתחיל לבצע את הפרוייקט עד אשר התקבל תשלום.
תבניות
הגדרת תבניות למשימות המכילות את הפעולות שיש לבצע.
ניתן להגדיר מראש ברמת המשימה עצמה, המטלות לביצוע והשלבים לביצוע:
1. מה צריך לבצע.
2. מי אחראי על הביצוע.
3. לו"ז לביצוע.
4. מי צריך לבצע בפועל.
יעיל ביותר במשימות שחוזרות על עצמן ורוצים להחיל אותן כל פעם מחדש על לקוח/פרוייקט.
לדוגמה:
תהליך להשגת אישור בניה הכולל את כל השלבים מול כל הגופים אותם יש לבצע,
נגדיר אותו פעם אחת כתבנית בשם "השגת אישור בניה" וכך נוכל להחיל אותה על כל פרוייקט רלוונטי.
ניהול מוקדנים
מעקב מלא אחר כל מוקדן:
1. כמה שיחות ביצע.
2. סטטוס השיחות שביצע.
3. באיזה קמפיינים טלפוניים הוא משתתף.
לכל מוקדן יוקפץ אוטומטי חלון עמדת מוקדן הכולל את היכולות הבאות:
1. סימון אם הוא כרגע פעיל או בהפסקה.
2. האם לבצע שיחות אוטומטית או ידנית.
3. תצוגה אוטומטית למי המערכת מחייגת כולל שם וטלפון.
4. הקפצה אוטומטית של מסך תיעוד שיחה.
5. לחצן חיוג ישירות ללקוח (במידה והוגדר חיוג ידני).
רשימות חיוג
ניתן להגדיר רשימות חיוג מתוך:
1. כל דוח במערכת.
2. מרשימות שיובאו למערכת.
3. מתוך קבוצות במערכת, ניתן לקשר כל לקוח לכמה קבוצות.
דוגמה מתוך דו"ח:
ניתן לבצע חתך ולשלוף את כל הלקוחות שגרים בתל אביב או רעננה ולהוסיף אותם לרשימת החיוג של המוקדן יוסי.
דוגמה מתוך קבוצות:
אם הגדרתי כמה קבוצות כגון: "VIP" , "לא לפנות אלי יותר", "איזור מרכז" וברצוני לפנות בקמפיין לכל מי שחבר בקבוצות: "VIP", "איזור מרכז" למעט מי שחבר בקבוצה "לא לפנות אלי יותר".
ניתן לבצע זאת בקלות רבה.
ניהול מחסנים ומלאי
ניתן להגדיר מחסנים ללא הגבלה.
לכל מחסן ניתן להגדיר:
1. כתובת.
2. טלפון.
3. אחראי.
4. אנשי קשר רלוונטים למחסן כגון: שומרים, מנהלים, וכו'.
5. רכבים.
מעקב מלא אחר כמות המלאי בכל אחד מהמחסנים, כולל הגדרות מינימום למחסן.
המערכת יודעת לעקוב אחר כמויות במלאי וגם לעקוב אחר פריטים יחידים במידה ומוגדרים עם מספר סיריאלי.
דוגמה ללא מספר סיריאלי:
אם רכשתי 100 עפרונות והוספתי אותם למלאי, תופיע שורה של 100 עפרונות שנכנסו למלאי, כאשר אני מוכר 20 עפרונות, ירד מהמלאי 20 וישאר לי סה"כ 80.
דוגמה עם מספר סיריאלי:
אם רכשתי 10 מחשבים מאותו סוג בדיוק אבל עם מספר סיריאלי שונה ואני רוצה לעקוב אחר כל מחשב, נוכל לעשות זאת.
הכניסה למלאי תהיה שורה לכל מחשב כולל מספר סיריאלי.
למערכת מנגנון מתוחכם לקליטת כמויות של מספרים סיריאלים עוקבים כדי לחסוך את הצורך בקליטה אחד אחד, ניתן גם להשתמש בסורק ברקוד לחסוך זמן.
פעולות אפשריות במחסנים:
1. העברת מחסנים.
2. בלאי.
3. התאמת מלאי.
4. המערכת מעדכנת את המחסנים אוטומטית בעקבות תעודות משלוח, תעודות החזר וכו'.
מעקב טיפול
מעקב טיפול מלא הכולל סטטוס הטיפול: חדש, בטיפול,טופל.
שיחות
תסריטי שיחה
ניתן להגדיר תסריטי שיחה חכמים הכוללים:
שאלות אותם יש לשאול את הלקוח,
השאלות יכלות להיות שאלות פתוחות כאשר ניתן להקליד את התשובה
או שאלות סגורות המוגדרות מראש.
ניתן להגיר לאיזו שאלה להמשיך בהתבסס על תשובת הלקוח לשאלות הסגורות.
לדוגמה:
שאלה "האם אתה נשוי: כן/לא"
אם ענה "כן" להציע חופשה זוגית,
אם ענה "לא" להציע חברות במועדון הכרויות.
שיחות
מעקב אחר שיחות יוצאות ונכנסות.
כולל את הנתונים הבאים:
1. תאריך ושעת השיחה - אוטומטית.
2. מקבל השיחה.
3. הופנתה אל - ניתן להפנות שיחה לטיפול של משתמש אחר.
4. סטטוס השיחה - חדשה, בטיפול, טופלה. (ניתן להגדיר סטטוסים נוספים).
5. נערכה עם.
6. שיחה נכנסת או יוצאת.
7. סוג השיחה - שיחת מכירה/שירות/יעוץ/תיאום פגישה וכו'.
8. תאריך גמר טיפול - אוטומטי.
9. מספר טלפון.
10. נושאים לשיחה, תוכן השיחה, הוראות לביצוע, הערות.
השיחות מתוייקות אוטומטית בתיק הלקוח ומופיעות ב Dashboard
ניהול מוקדנים
מעקב מלא אחר כל מוקדן:
1. כמה שיחות ביצע.
2. סטטוס השיחות שביצע.
3. באיזה קמפיינים טלפוניים הוא משתתף.
לכל מוקדן יוקפץ אוטומטי חלון עמדת מוקדן הכולל את היכולות הבאות:
1. סימון אם הוא כרגע פעיל או בהפסקה.
2. האם לבצע שיחות אוטומטית או ידנית.
3. תצוגה אוטומטית למי המערכת מחייגת כולל שם וטלפון.
4. הקפצה אוטומטית של מסך תיעוד שיחה.
5. לחצן חיוג ישירות ללקוח (במידה והוגדר חיוג ידני).
רשימות חיוג
ניתן להגדיר רשימות חיוג מתוך:
1. כל דוח במערכת.
2. מרשימות שיובאו למערכת.
3. מתוך קבוצות במערכת, ניתן לקשר כל לקוח לכמה קבוצות.
דוגמה מתוך דו"ח:
ניתן לבצע חתך ולשלוף את כל הלקוחות שגרים בתל אביב או רעננה ולהוסיף אותם לרשימת החיוג של המוקדן יוסי.
דוגמה מתוך קבוצות:
אם הגדרתי כמה קבוצות כגון: "VIP" , "לא לפנות אלי יותר", "איזור מרכז" וברצוני לפנות בקמפיין לכל מי שחבר בקבוצות: "VIP", "איזור מרכז" למעט מי שחבר בקבוצה "לא לפנות אלי יותר".
ניתן לבצע זאת בקלות רבה.
יצירת פגישות ישרות מתוך שיחת מכירה/תיאום טכנאי
ברגע שהמוקדן תוך כדי שיחה מצליח לתאם פגישה לאיש המכירות או לטכנאי שטח
הוא עושה זאת במערכת האוקטופוס.
לחיצת כפתור מתוך השיחה יוצרת פגישה אוטומטית ומעתיקה את תוכן השיחה ישירות לפגישה,
כדי שלאיש המכירות או לטכנאי יהיה ברור על מה הפגישה ומי הלקוח.
השיחה עצמה מקושרת אוטומטית לפגישה,
כך שאיש המכירות או הטכנאי יכולים בלחיצת כפתור מתוך הפגישה עצמה לעבור לשיחה ולראות בדיוק מה דיברו עם הלקוח.
הפקת הזמנות ישירות מתוך השיחה
כאשר המוקדן מצליח לסגור עיסקה,
הוא יכול בלחיצת כפתור ליצור הזמנה במערכת האוקטופוס ישירות מהשיחה.
ההזמנה תקושר אוטומטית לשיחה:
1. כאשר נכנסים להזמנה ניתן לראות את השיחה שיצרה אותה.
2. כאשר נכנסים לשיחה ניתן לראות את ההזמנה שיצרו ממנה.
חיפוש
חיפוש חכם
ישנם כמה צורות חיפוש חכם:
1. חיפוש ב Google ישירות מתוך האוקטופוס.
2. חיפוש ישירות בכל האובייקטים של האוקטופוס.
3. איתור מהיר של אובייקט מסויים.
4. חיפוש ישירות באובייקטים אותם אתם בוחרים: הודעות, שיחות, פגישות, משימות, מטלות, שלבים לביצוע, פקסים, סריקות, חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, דרישות תשלום, אנשי קשר, מספרי טלפון, כתובות, אימייל, קבצים מצורפים, קבוצות.
דוגמה לחיפוש:
אני זוכר שדיברתי עם מישהו על המילה "מקרן".
אם בחרתי לחפש רק בשיחות, המערכת תמצא לי את כל השיחות עם המילה מקרן.
אם לא בחרתי איפה לחפש המערכת תחפש בכל האובייקטים ותמצא שיש לי 5 שיחות עם המילה מקרן ו 12 פגישות עם המילה מקרן.
דוגמה לאיתור מהיר:
איתור מהיר של קבלה, מספר: 20012.
יעביר אותנו אוטומטית למסך קבלה מספר 20012 אשר יציג את הקבלה עצמה.
מסמכים
סריקה
סריקת מסמכים מכל סורק המחובר ישירות למחשב,
סריקת מסמכים מסורקי רשת מרוחקים,
תיעוד הסריקה לרבות: נושא ותת נושא הסריקה, תאריך ושעת הסריקה, סטטוס הטיפול.
יכולת קישור הסריקה לתיק הלקוח ולכל אובייקט במערכת לרבות: הצעת מחיר, שיחה, פגישה וכו'.
דוגמה:
החתמתי לקוח על הצעת מחיר, אני סורק את הצעת המחיר ומקשר את הסריקה ישירות לאותה הצעת מחיר.
קבלת פקסים אוטומטית
קבלת פקסים ישירות לתיק הלקוח,
המערכת מזהה אוטומטית את מספר הפקס השולח ומחבר אותו אוטומטית לתיק הלקוח.
ניתן לתעד בפקס את השדות הבאים: נושא ותת נושא של הפקס, תאריך ושעת קבלת הפקס, סטטוס הטיפול.
ניתן לקשר את הפקס לתיק הלקוח ולכל אובייקט במערכת לרבות: הצעות מחיר, שיחות, פגישות וכו'.
דוגמה:
ניתן לקשר פקס מלקוח עם הצעת מחיר חתומה ישירות להצעת המחיר במערכת.
*קבלת פקסים לאוקטופוס מצריכה חיבור לשירותי Fax2Mail בתשלום נוסף מול הספקים הרלוונטים.
עריכת סריקות
אפשרות לערוך את המסמך הסרוק: הוספת הערות, ציור קווים, ריבועים, אליפסות, צורות חופשיות
עריכת פקסים
אפשרות לערוך את הפקס: הוספת הערות, ציור קווים, ריבועים, אליפסות, צורות חופשיות
ניתוב פקסים
ניתן להגדיר חוקים לניתוב פקסים אוטומטית,
החוקים פועלים אוטומטית על פקס מזוהה, ניתן להגדיר מילוי אוטומטי של הנתונים הבאים:
1. מאת.
2. התקבל על ידי.
3. הועבר ל.
4. נושא.
5. תת נושא.
6. סטטוס.
7. פרטי.
8. דחוף.
לדוגמה:
אם מגיע פקס ממספר 035544455 (שזה רו"ח של החברה)
נוכל להגדיר חוק שיעדכן אוטומטית את השדות:
מאת: פלוני רו"ח בע"מ
התקבל על ידי: שרת הפקסים
הועבר ל: מר שמח (מנכ"ל החברה)
סטטוס: חדש
פרטי: כן
חשבונאות
שעות עבודה
מעקב אחר שעות עבודה:
ניתן להגדיר שעות עבודה מ, עד, או להפעיל טיימר אוטומטי.
ניתן לקשר שעות לכל פעולה במערכת, לרשום מה בוצע ואת מי לחייב.
ניתן לבחור את סוג שעת העבודה וכך המערכת יודעת לחשב אוטומטית באיזה סכום יש לחייב את הלקוח.
דוגמה:
בעבודה על שלב בפרוייקט ניתן להפעיל טיימר ולבחור שעת מהנדס ובסיום העבודה ללחוץ שוב על הטיימר והמערכת תחשב אוטומטית כמה לחייב.
מעקב תקציבי
הגדרת תקציב משוער ומעקב מול התשלום בפועל ברמת המשימות והמטלות.
מעקב שעתי
הגדרת שעות עבודה משוערות ומעקב מול השעות בפועל ברמת המשימות והמטלות.
הפקת הזמנות ישירות מתוך השיחה
כאשר המוקדן מצליח לסגור עיסקה,
הוא יכול בלחיצת כפתור ליצור הזמנה במערכת האוקטופוס ישירות מהשיחה.
ההזמנה תקושר אוטומטית לשיחה:
1. כאשר נכנסים להזמנה ניתן לראות את השיחה שיצרה אותה.
2. כאשר נכנסים לשיחה ניתן לראות את ההזמנה שיצרו ממנה.
מחירוני מוצרים
הגדרת עד 10 מחירונים שונים הכוללים:
1. סוג המוצר, לדוגמה: מחשב.
2. שם המוצר, לדוגמה HPDeskTopD.
3. תיאור המוצר.
4. האם הוא מוצר לקניה.
5. האם המוצר למכירה.
6. האם מנוהל מחסן.
7. האם הוא עץ מוצר.
לכל מוצר ניתן להגדיר 10 מחירונים שונים, המחירים יכולים להיות:
1. קבועים.
2. נוסחה התלויה בכמות, לדוגמה: עט אחת עולה 5, אבל אם קונים מעל ל 10 המחיר לעט יורד ל 4.
3. תלויים במחירון אחר, לדוגמה הגדרנו מחירון דילירים עם מחיר מסוים, ומחירון לקוחות יהיה מחירון דילרים + 10%
4. כולל מע"מ או לא.
5. בעלי מע"מ מיוחד (לדוגמה: מע"מ אפס לאילת, או מכירות לחו"ל).
6. סוג המטבע.
לכל מוצר ניתן להגדיר:
1. אם המוצר הוא מוצר שעתי (לדוגמה: שעת עבודה של טכנאי, שעת פיתוח).
2. האם הופסק השיווק.
3. מספר קטלוגי.
4. ניקוד בכוכבים (לתגמול אנשי מכירות לפי כוכבים).
5. חודשי אחריות.
6. אתר המוצר.
7. קובץ הסבר אשר יצורף אוטומטית לכל הצעת מחיר.
8. תמונה של המוצר.
9. עמלות לאנשי המכירות: עמלה יכולה להיות באחוזים או בסכום קבוע.
מעקב סטטיסטי אוטומטי אחר: הצעת מחיר/הזמנות/דרישות תשלום/חשבוניות/תעודות משלוח.
מוצרי הלקוח
מעקב אחר מוצרי הלקוח בתיק הלקוח.
ניתן לעקוב אחר כמה מוצרים בו זמנית, המעקב כולל את הנתונים הבאים:
1. כמות.
2. סוג.
3. שם המוצר.
4. מספר קטלוגי.
5. מספר סירילאי.
6. איש המכירות.
7. תאריך מכירה.
8. תאריך התקנה.
9. תאריך תחילת אחריות.
10. תאריך סיום אחריות.
11. מעקב שירות לפי תקופות.
12. מעקב מכירות נוספות - כמות, איש המכירות, תאריך המכירה.
13. מעקב הספקה - כמות, על ידי, תאריך ההספקה.
הנחות למוצרים
הגדרת הנחות למוצרים.
מקבל ההנחה:
1. כולם.
2. לקוח ספציפי.
על מה ההנחה:
1. על מוצר - לדוגמה: הנחה של 4% למחשב נייד Dell Pro
2. על סוג מוצר - לדוגמה: הנחה של 10% לכל המחשבים הניידים (כל המוצרים שהם מוגדרים בסוג: מחשב נייד).
סוג ההנחה:
1. % מהמחיר.
2. סכום קבוע.
בהצעות מחיר כאשר נוסיף מוצר, ברגע שהמערכת מזהה הנחה היא תשאל אותנו האם להכיל את ההנחה על הצעת מחיר זו.
חשבוניות
המערכת מזהה אוטומטית אם חובה להקליד ת.ז./ח.פ. לפי החוק.
כאשר בוחרים לכבוד מי החשבונית, המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים.
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
מעקב מלא אחר סטטוס החשבונית:
1. בהפקה.
2. לתשלום.
3. שולמה.
4. שולמה חלקית.
5. בוטלה.
ניתן להגדיר תנאי תשלום, ותאריך: לתשלום עד.
ניתן לשכפל חשבוניות.
ניתן לבחור תצוגת החשבונית:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
ניתן לקשר את החשבונית לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/הזמנות וכו')
ניתן ליצור ולקשר אוטומטית את האובייקטים הבאים מהחשבונית:
1. תעודת משלוח.
2. זיכוי.
קבלות
קבלה יכולה להכיל כל אחד מסוגי התשלומים הבאים כולל שילוב שלהם ביחד:
1. שקים - עד 12 שקים.
2. מזומן.
3. אשראי - כולל תשלומים.
4. העברה בנקאית.
5. הוראת קבע.
ניתן להגדיר ניכוי מס במקור.
מעקב מלא אחר סטטוס הקבלה:
1. בהפקה.
2. הודפסה.
3. נפרע.
4. נפרע חלקית.
ניתן לקשר את הקבלה לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
זיכויים
המערכת מזהה אוטומטית אם חובה להקליד ת.ז./ח.פ. לפי החוק.
כאשר בוחרים לכבוד מי הזיכוי, המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים.
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
מעקב מלא אחר סטטוס הזיכוי.
ניתן לשכפל זיכויים.
ניתן לבחור תצוגת הזיכוי:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
ניתן לקשר את הזיכוי לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
תמיכה רב מטבעית
תמיכה במטבעות הבאים:
1. דולר.
2. אירו.
3. לירה שטרלינג.
4. פרנק שווצרי.
5. דולר קנדי.
6. דולר אוסטרלי.
7. כתר שווצרי.
8. כתר דנמרקי.
9. כתר נורווגי.
10. רנד.
11. יין.
עדכון שערי מטבעות אוטומטי מבנק ישראל, ניתן גם לשלוף שערים לפי תאריך.
תמיכה רב מטבעית ברמת כל שורה ב: הצעת מחיר/הזמנה/חשבונית/קבלה/זיכוי/ וכו'.
ניתן להגדיר לכל שורה מטבע אחר, ומטבע לצורך חישוב סה"כ.
דרישות תשלום
דרישות תשלום = חשבונית פרופורמה.
כל דרישת תשלום מקבלת מספור אוטומטי.
כאשר בוחרים לכבוד מי הדרישה, המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
מעקב מלא אחר סטטוס דרישת התשלום:
1. בהפקה.
2. לתשלום.
3. שולמה.
4. שולמה חלקית.
5. הוצאה חשבונית.
6. בוטלה.
ניתן להגדיר: תנאי תשלום, לתשלום עד.
ניתן לשכפל דרישת תשלום.
ניתן לבחור תצוגת דרישת התשלום:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
3. ללא סה"כ - להציג רק כמות ומחירים בכל שורה ללא סה"כ מסכם בסוף.
ניתן לקשר את דרישת התשלום לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
ניתן ליצור ולקשר אוטומטית את האובייקטים הבאים מדרישת התשלום:
1. חשבונית.
2. תעודת משלוח.
מצב חשבון בתיק לקוח
הצגת מצב חשבון בתיק הלקוח,
כולל סה"כ של דרישות תשלום, חשבוניות, זיכויים, קבלות לפי תאריכים
וסיכום כולל של כל אחד מהם.
חישוב שתי יתרות לקוח לתשלום לפי:
1. חשבוניות שלא שולמו.
2. דרישות תשלום שלא שולמו - מעולה במקרים בהם הלקוח מקבל חשבוניות לאחר התשלום.
ניתן להגדיר את הנתונים הבאים:
1. יתרת פתיחה - מעולה כאשר עוברים ממערכת אחרת לאוקטופוס ורוצים לישר קו.
2. אובליגו.
3. מסגרת אשראי.
הצמדת מחירון ללקוח
ניתן להצמיד ללקוח מחירון מתוך 10 מחירונים מוגדרים מראש.
כאשר יוצרים חשבוניות/הצעת מחיר/הזמנה וכו' ללקוח המערכת תבחר את המחירון אוטומטית.
הצעות מחיר
כל הצעת מחיר מקבלת מספור אוטומטי.
כאשר בוחרים לכבוד מי ההצעה, המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
מעקב מלא אחר סטטוס הצעת המחיר:
1. בהפקה.
2. הודפסה.
3. נשלחה.
4. מו"מ.
5. נחתמה.
6. נדחתה.
ניתן להגדיר תוקף ההצעה לפי ימים או לפי תאריך והמערכת תציג אוטומטית כמה זמן נשאר להצעת מחיר זו.
ניתן לשכפל הצעות מחיר.
לנהל גרסאות שונות של הצעות מחיר,
לדוגמה:
הצעת מחיר אחת עבור מוצר א' בצבע ירוק, ואותה הצעת מחיר גרסה שניה עם מוצר א' בצבע סגול (אנחנו יודעים שהלקוח ירכוש רק אחת מהצעות המחיר).
ניתן לבחור תצוגת הצעת המחיר:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
3. ללא סה"כ - להציג רק כמות ומחירים בכל שורה ללא סה"כ מסכם בסוף.
4. אשראי - להציג טופס לתשלום באשראי שהוא חלק מהצעת המחיר.
ניתן לקשר את הצעת המחיר לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
ניתן ליצור ולקשר אוטומטית את האובייקטים הבאים מדרישת התשלום:
1. הזמנה.
2. דרישת תשלום.
3. חשבונית.
4. תעודת משלוח.
הזמנות
כל הזמנה מקבלת מספור אוטומטי.
כאשר בוחרים לכבוד מי ההזמנה המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
ישנה תמיכה מלאה בהזמנות מסוג FOB כולל מעקב לפי מספר ההזמנה של הלקוח.
ניתן להגדיר ברמת כל שורת מוצר בהזמנה את:
1. סכום העמלה המגיעה באחוזים או בסכום.
2. האם העמלה שולמה.
3. תאריך קבלת העמלה.
4. תאריך ההספקה.
5. האם סופק.
6. מספר סיריאלי.
מעקב מלא אחר סטטוס ההזמנה:
1. חדשה.
2. סופקה.
3. סופקה חלקית.
ניתן להגדיר: תנאי תשלום, לתשלום עד.
ניתן לשכפל הזמנה.
ניתן לבחור תצוגת ההזמנה:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
ניתן לקשר את ההזמנה לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
ניתן ליצור ולקשר אוטומטית את האובייקטים הבאים מההזמנה:
1. דרישת תשלום.
2. חשבונית.
3. תעודת משלוח.
4. הזמנת רכש.
תעודות משלוח
תעודות משלוח
חשבוניות רכש
חשבוניות רכש
תעודות משלוח רכש
תעודות משלוח רכש
תעודות החזר רכש
תעודות החזר רכש
ניהול מחסנים ומלאי
ניתן להגדיר מחסנים ללא הגבלה.
לכל מחסן ניתן להגדיר:
1. כתובת.
2. טלפון.
3. אחראי.
4. אנשי קשר רלוונטים למחסן כגון: שומרים, מנהלים, וכו'.
5. רכבים.
מעקב מלא אחר כמות המלאי בכל אחד מהמחסנים, כולל הגדרות מינימום למחסן.
המערכת יודעת לעקוב אחר כמויות במלאי וגם לעקוב אחר פריטים יחידים במידה ומוגדרים עם מספר סיריאלי.
דוגמה ללא מספר סיריאלי:
אם רכשתי 100 עפרונות והוספתי אותם למלאי, תופיע שורה של 100 עפרונות שנכנסו למלאי, כאשר אני מוכר 20 עפרונות, ירד מהמלאי 20 וישאר לי סה"כ 80.
דוגמה עם מספר סיריאלי:
אם רכשתי 10 מחשבים מאותו סוג בדיוק אבל עם מספר סיריאלי שונה ואני רוצה לעקוב אחר כל מחשב, נוכל לעשות זאת.
הכניסה למלאי תהיה שורה לכל מחשב כולל מספר סיריאלי.
למערכת מנגנון מתוחכם לקליטת כמויות של מספרים סיריאלים עוקבים כדי לחסוך את הצורך בקליטה אחד אחד, ניתן גם להשתמש בסורק ברקוד לחסוך זמן.
פעולות אפשריות במחסנים:
1. העברת מחסנים.
2. בלאי.
3. התאמת מלאי.
4. המערכת מעדכנת את המחסנים אוטומטית בעקבות תעודות משלוח, תעודות החזר וכו'.
שיווק
ניהול מוקדנים
מעקב מלא אחר כל מוקדן:
1. כמה שיחות ביצע.
2. סטטוס השיחות שביצע.
3. באיזה קמפיינים טלפוניים הוא משתתף.
לכל מוקדן יוקפץ אוטומטי חלון עמדת מוקדן הכולל את היכולות הבאות:
1. סימון אם הוא כרגע פעיל או בהפסקה.
2. האם לבצע שיחות אוטומטית או ידנית.
3. תצוגה אוטומטית למי המערכת מחייגת כולל שם וטלפון.
4. הקפצה אוטומטית של מסך תיעוד שיחה.
5. לחצן חיוג ישירות ללקוח (במידה והוגדר חיוג ידני).
רשימות חיוג
ניתן להגדיר רשימות חיוג מתוך:
1. כל דוח במערכת.
2. מרשימות שיובאו למערכת.
3. מתוך קבוצות במערכת, ניתן לקשר כל לקוח לכמה קבוצות.
דוגמה מתוך דו"ח:
ניתן לבצע חתך ולשלוף את כל הלקוחות שגרים בתל אביב או רעננה ולהוסיף אותם לרשימת החיוג של המוקדן יוסי.
דוגמה מתוך קבוצות:
אם הגדרתי כמה קבוצות כגון: "VIP" , "לא לפנות אלי יותר", "איזור מרכז" וברצוני לפנות בקמפיין לכל מי שחבר בקבוצות: "VIP", "איזור מרכז" למעט מי שחבר בקבוצה "לא לפנות אלי יותר".
ניתן לבצע זאת בקלות רבה.
קמפיין טלפוני
ניתן להגדיר כמה קמפיינים טלפונים שרוצים לכל מוקדן.
קמפיין טלפוני הינו כלי לחיוג ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.
הגדרת קמפיין טלפוני כולל את הנתונים הבאים:
1. תאריך תחילת ותאריך סיום הקמפיין.
2. ימים ושעות בשבוע בהם הקמפיין פעיל.
3. עבור מי הקמפיין נעשה (אם זה עבור לקוח חיצוני).
4. מי המוקדנים המוקצים לקמפיין זה.
5. נושא השיחות שהקמפיין יצור אוטומטית.
6. תסריט שיחה אוטומטי עבור קמפיין זה.
המערכת תעקוב אחר סטטוס ביצוע הקמפיין: חדש, בטיפול, טופל.
כל השיחות שיבוצעו יקושרו אוטומטית לקמפיין,
למנהל יש יכולות קלה מאד לראות את השיחות בפועל.
יצירת פגישות ישרות מתוך שיחת מכירה/תיאום טכנאי
ברגע שהמוקדן תוך כדי שיחה מצליח לתאם פגישה לאיש המכירות או לטכנאי שטח
הוא עושה זאת במערכת האוקטופוס.
לחיצת כפתור מתוך השיחה יוצרת פגישה אוטומטית ומעתיקה את תוכן השיחה ישירות לפגישה,
כדי שלאיש המכירות או לטכנאי יהיה ברור על מה הפגישה ומי הלקוח.
השיחה עצמה מקושרת אוטומטית לפגישה,
כך שאיש המכירות או הטכנאי יכולים בלחיצת כפתור מתוך הפגישה עצמה לעבור לשיחה ולראות בדיוק מה דיברו עם הלקוח.
הפקת הזמנות ישירות מתוך השיחה
כאשר המוקדן מצליח לסגור עיסקה,
הוא יכול בלחיצת כפתור ליצור הזמנה במערכת האוקטופוס ישירות מהשיחה.
ההזמנה תקושר אוטומטית לשיחה:
1. כאשר נכנסים להזמנה ניתן לראות את השיחה שיצרה אותה.
2. כאשר נכנסים לשיחה ניתן לראות את ההזמנה שיצרו ממנה.
מחירוני מוצרים
הגדרת עד 10 מחירונים שונים הכוללים:
1. סוג המוצר, לדוגמה: מחשב.
2. שם המוצר, לדוגמה HPDeskTopD.
3. תיאור המוצר.
4. האם הוא מוצר לקניה.
5. האם המוצר למכירה.
6. האם מנוהל מחסן.
7. האם הוא עץ מוצר.
לכל מוצר ניתן להגדיר 10 מחירונים שונים, המחירים יכולים להיות:
1. קבועים.
2. נוסחה התלויה בכמות, לדוגמה: עט אחת עולה 5, אבל אם קונים מעל ל 10 המחיר לעט יורד ל 4.
3. תלויים במחירון אחר, לדוגמה הגדרנו מחירון דילירים עם מחיר מסוים, ומחירון לקוחות יהיה מחירון דילרים + 10%
4. כולל מע"מ או לא.
5. בעלי מע"מ מיוחד (לדוגמה: מע"מ אפס לאילת, או מכירות לחו"ל).
6. סוג המטבע.
לכל מוצר ניתן להגדיר:
1. אם המוצר הוא מוצר שעתי (לדוגמה: שעת עבודה של טכנאי, שעת פיתוח).
2. האם הופסק השיווק.
3. מספר קטלוגי.
4. ניקוד בכוכבים (לתגמול אנשי מכירות לפי כוכבים).
5. חודשי אחריות.
6. אתר המוצר.
7. קובץ הסבר אשר יצורף אוטומטית לכל הצעת מחיר.
8. תמונה של המוצר.
9. עמלות לאנשי המכירות: עמלה יכולה להיות באחוזים או בסכום קבוע.
מעקב סטטיסטי אוטומטי אחר: הצעת מחיר/הזמנות/דרישות תשלום/חשבוניות/תעודות משלוח.
קמפיין באימייל - רגיל
שליחת הודעות אימייל אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.
הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. נושא האימייל.
3. תוכן האימייל: מלל בלבד, תוכן HTML.
ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח בנושא האימייל וגם בתוכן האימייל.
ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
3. מתוך קבוצות.
* הקמפיין שולח את כל ההודעות דרך האוטלוק שלך.
קמפיין באימייל - מעוצב + מסמכים
שליחת הודעות אימייל אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.
הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. נושא האימייל.
3. תוכן האימייל: מלל בלבד, תוכן HTML, מעוצב: ניתן לעצב את האימייל שרוצים לשלוח באוטלוק לרבות צבעים, פונטים, תמונות, מסמכים מצורפים.
ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח בנושא האימייל וגם בתוכן האימייל.
ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
3. מתוך קבוצות.
* הקמפיין שולח את כל ההודעות דרך האוטלוק שלך.
קמפיין ב SMS
שליחת הודעות SMS אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.
הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. תוכן ה SMS.
ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח.
ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
4. מתוך קבוצות.
* יש לרכוש דרכנו חבילות SMS מראש.
מוצרי הלקוח
מעקב אחר מוצרי הלקוח בתיק הלקוח.
ניתן לעקוב אחר כמה מוצרים בו זמנית, המעקב כולל את הנתונים הבאים:
1. כמות.
2. סוג.
3. שם המוצר.
4. מספר קטלוגי.
5. מספר סירילאי.
6. איש המכירות.
7. תאריך מכירה.
8. תאריך התקנה.
9. תאריך תחילת אחריות.
10. תאריך סיום אחריות.
11. מעקב שירות לפי תקופות.
12. מעקב מכירות נוספות - כמות, איש המכירות, תאריך המכירה.
13. מעקב הספקה - כמות, על ידי, תאריך ההספקה.
הנחות למוצרים
הגדרת הנחות למוצרים.
מקבל ההנחה:
1. כולם.
2. לקוח ספציפי.
על מה ההנחה:
1. על מוצר - לדוגמה: הנחה של 4% למחשב נייד Dell Pro
2. על סוג מוצר - לדוגמה: הנחה של 10% לכל המחשבים הניידים (כל המוצרים שהם מוגדרים בסוג: מחשב נייד).
סוג ההנחה:
1. % מהמחיר.
2. סכום קבוע.
בהצעות מחיר כאשר נוסיף מוצר, ברגע שהמערכת מזהה הנחה היא תשאל אותנו האם להכיל את ההנחה על הצעת מחיר זו.
הצמדת מחירון ללקוח
ניתן להצמיד ללקוח מחירון מתוך 10 מחירונים מוגדרים מראש.
כאשר יוצרים חשבוניות/הצעת מחיר/הזמנה וכו' ללקוח המערכת תבחר את המחירון אוטומטית.
הצעות מחיר
כל הצעת מחיר מקבלת מספור אוטומטי.
כאשר בוחרים לכבוד מי ההצעה, המערכת שולפת אוטומטית בשדה לידי את כל אנשי הקשר הרלוונטים
ומשלימה אוטומטית כתובות רלוונטיות כדי לחסוך זמן הקלדה יקר.
ניתן להוסיף מוצרים על ידי בחירת מוצרים בצורות הבאות:
1. בחירת סוג מוצר ואז את שם המוצר הרלוונטי.
2. בחירת שם המוצר ישירות.
3. בחירת מק"ט המוצר.
4. סריקת הברקוד של המוצר.
מעקב מלא אחר סטטוס הצעת המחיר:
1. בהפקה.
2. הודפסה.
3. נשלחה.
4. מו"מ.
5. נחתמה.
6. נדחתה.
ניתן להגדיר תוקף ההצעה לפי ימים או לפי תאריך והמערכת תציג אוטומטית כמה זמן נשאר להצעת מחיר זו.
ניתן לשכפל הצעות מחיר.
לנהל גרסאות שונות של הצעות מחיר,
לדוגמה:
הצעת מחיר אחת עבור מוצר א' בצבע ירוק, ואותה הצעת מחיר גרסה שניה עם מוצר א' בצבע סגול (אנחנו יודעים שהלקוח ירכוש רק אחת מהצעות המחיר).
ניתן לבחור תצוגת הצעת המחיר:
1. מט"ח - האם להציג מחיר מוצר במט"ח.
2. ללא מחירים - להציג רק כמות בכל שורה ללא מחיר וסה"כ מסכם של כל המוצרים.
3. ללא סה"כ - להציג רק כמות ומחירים בכל שורה ללא סה"כ מסכם בסוף.
4. אשראי - להציג טופס לתשלום באשראי שהוא חלק מהצעת המחיר.
ניתן לקשר את הצעת המחיר לכל אובייקט במערכת (לרבות שיחות/פגישות/חשבוניות וכו')
ניתן ליצור ולקשר אוטומטית את האובייקטים הבאים מדרישת התשלום:
1. הזמנה.
2. דרישת תשלום.
3. חשבונית.
4. תעודת משלוח.
פרויקים
משימות
ניהול משימות לפרוייקט, ניתן להגיד כמה משימות שצריך לכל פרוייקט ולעקוב אחריהן
כל משימה מחולקת למטלות ושלבים לביצוע
חלוקה למטלות ושלבים לביצוע
כל פרוייקט מחולק למשימות,
כל משימה מחולקת למטלות,
כל מטלה מחולקת לשלבים לביצוע.
כך יש מעקב מלא ברור וקל.
ניתן להגדיר לכל משימה/מטלה/שלב:
1.אחראי.
2. מה יש לבצע.
3. מי צריך לבצע בפועל.
4. לוח זמנים לביצוע.
תאריך יעד קריטי
מעקב אחר תאריך יעד קריטי לביצוע של: משימה, מטלה, שלב.
אם התאריך עבר ולא בוצע, תאריך זה יופיע באדום למנהל.
כך ניתן בקלות רבה לעלות על בעיות לו"ז בפרוייקט ולטפל בהם בדחיפות ובזמן הנכון.
מעקב תקציבי
הגדרת תקציב משוער ומעקב מול התשלום בפועל ברמת המשימות והמטלות.
מעקב טיפול
מעקב טיפול מלא הכולל סטטוס הטיפול: חדש, בטיפול,טופל.
בעלי תפקידים
ניהול בעלי תפקידים בפרויקט לרבות: עו"ד, קבלנים, רו"ח, ספקים.
לכל בעל תפקיד ניתן להגדיר: טלפונים, כתובות, אימייל.
ניתן לקשר אותו למספר פרוייקטים בו זמנית.
לדוגמה:
ישנו קבלן הבונה מספר פרוייקטים,
ניתן לראות בלחיצת כפתור את כל הפרוייקטים מול אותו קבלן כולל סטטוס הביצוע שלהם.
מעקב ביצוע
מעקב אחר אחוזי הביצוע של הפרויקט, האחוזים מתעדכנים באופן אוטומטי לפי שלבים שבוצעו בפועל
מעקב תאריכים
מעקב אחר:
תאריך תחילה,
תאריך יעד,
תאריך ביצוע בפועל (מתעדכן אוטומטית).
אישרור פרויקט בסיומו
ניתן להגדיר 2 סוגים של פרוייקטים:
1. מנוהלים.
2. לא מנוהלים.
כאשר מגדירים פרוייקט כמנוהל כאשר כל הפעולות בפרוייקט מתבצעות הוא עובר אוטומטית למנהל הפרוייקט לביצוע אישרור סופי
וכך מנהל הפרוייקט יכול לבדוק שאכן הכל בוצע כמו שצריך.
במידה והמנהל לא מרוצה מהביצוע הוא יכול לפתוח מחדש חלקים בפרוייקט כולל הערות שלו לאותו עובד מה יש לתקן.
התניות ביצוע
הגדת התניות לביצוע מטלות, לא ניתן לבצע מטלה X לפני שביצוע מטלה Y.
לדוגמה נוכל להגדיר משימה המוגדרת מהתהליכים הבאים:
1. פגישה על הלקוח
2. שליחת הצעת מחיר
3. קבלת הצעה חתומה
5. קבלת תשלום
6. תחילת עבודה על הפרוייקט
נוכל להגדיר שלא נוכל להתחיל לבצע את הפרוייקט עד אשר התקבל תשלום.
מעקב שעתי
הגדרת שעות עבודה משוערות ומעקב מול השעות בפועל ברמת המשימות והמטלות.
תבניות
הגדרת תבניות למשימות המכילות את הפעולות שיש לבצע.
ניתן להגדיר מראש ברמת המשימה עצמה, המטלות לביצוע והשלבים לביצוע:
1. מה צריך לבצע.
2. מי אחראי על הביצוע.
3. לו"ז לביצוע.
4. מי צריך לבצע בפועל.
יעיל ביותר במשימות שחוזרות על עצמן ורוצים להחיל אותן כל פעם מחדש על לקוח/פרוייקט.
לדוגמה:
תהליך להשגת אישור בניה הכולל את כל השלבים מול כל הגופים אותם יש לבצע,
נגדיר אותו פעם אחת כתבנית בשם "השגת אישור בניה" וכך נוכל להחיל אותה על כל פרוייקט רלוונטי.
GANT
גרף מעקב אחר מצב הפרוייקטים לאורך ציר הזמן כולל צביעה באדום של אי עמידה ביעדים וירוק של עמידה ביעדים
שירות
קריאות שירות
קריאות שירות:
כל קריאת שירות מקבלת מספור אוטומטי, כולל שם הפונה, טלפון, מספר פקס, אימייל.
ניתן להגדיר את הנתונים הבאים:
1. סטטוס הטיפול בקריאה: חדש, בטיפול, הקפאה, סגור.
2. מעקב מלא אחר כל הפעולות לטיפול בקריאת השירות לרבות מי ביצע את הפעולה, מה היתה הפעולה, ותאריך ושעת ביצוע הפעולה.
3. תיאור הבעיה.
4. מערכת הפעלה (ניתן להגדיר רשימה מראש).
5. אופן קבלת הקריאה.
6. מטפל נוכחי (ניתן להעביר לעובד אחר).
7. תאריך סגירת הטיפול.
8. גורם מטפל אחרון
9. הוספת אירועים הקשורים בקריאת השירות כגון: שיחה, נודעה, פקס, אימייל, Chat, השתלטות מרחוק.
10. הגדרת קטגורית הפניה ב 3 רמות, כולל רשימות השלמה אוטומטית לפי ההקשר:
לדוגמה: רמה 1: תקלה במחשב, תקלת תוכנה, תקלת מדפסת.
אם בוחרים ברמה 1 תקלת מחשב, אז רמה 2 תציג: המחשב לא נדלק, יש הודעת שגיאה, העכבר לא מגיב.
אם בוחרים ברמה 2 המחשב לא נדלק, אז רמה 3 תציג: לחצן ההדלקה לא מגיב, אין אור במחשב, המסך לא מראה כלום
שליחת אימייל אוטומטי ללקוח לפי סטטוס הקריאה
שליחת אימייל אוטומטי ללקוח לפי שינוי סטטוס,
ניתן להגדיר את התבנית של האימייל כולל התייחסות לפרמטרים כגון: מספר קריאות שירות, תיאור הבעיה, תיאור הפתרון.
דוגמה לאימייל אוטומטי בפתיחת קריאה:
לקוח יקר
קריאת השירות נפתחה ומספרה הינו {CS#}
תאור הקריאה:
{CS_ProblemDescription}
דוגמה לאימייל אוטומטי בסגירת קריאה:
לקוח יקר
שלום רב
קריאת השירות ({CS#}) נסגרה, להלן הפתרון:
{CS_SolutionDescription}
פתיחת קריאות שירות אוטומטית דרך אימייל
פתיחת קריאת שירות אוטומטית בשליחת אימייל לכתובת יעודית שלכם
לדוגמה בשליחת אימייל ל support@yourdomain.co.il
המערכת מזהה את הלקוח אוטומטית לפי כתובת האימייל ופותחת קריאת שירות ללקוח כאשר
תוכן האימייל יופיע כתוכן הקריאה, והאימייל עצמו יצורף אוטומטית לקריאת השירות.
אם הלקוח לא מזוהה המערכת תיצר אוטומטית לקוח חדש.