תגובות (...)

 

מה עושים כאשר מגיע פקס? מי מטפל בפקס? למי שייך הפקס?

על כל השאלות נענה בנושא זה.

 

איך יודעים שהגיע פקס?

כאשר מתקבל פקס במערכת האוקטופוס יופיעו כל הפקסים החדשים שהגיעו

באוקטופוס האישי בשורת פקסים תחת חדש.

 

 

כאשר נרצה לראות את כל רשימת הפקסים נלחץ על המספר שמופיע בשורה פקסים תחת חדש.

(בדוגמה הזו אני אלחץ על המספר 2).

החלון שיפתח יהיה פקסים חדשים.

 

 

עבור מי הפקס?

כאשר מגיע פקס קודם יש צורך לבדוק עבור מי הפקס.

 

 

 

 

מאת מי הפקס?

נבדוק מאת מי הפקס.

 

 

 

איש קשר קיים/לא קיים?

כאשר אני יודע מאת מי הפקס ומשנה את השדה מאת לאיש הקשר שממנו הגיע הפקס,

ישנן שתי אפשריות:

שים לב, במידה ולאיש הקשר מוגדר מספר טלפון מסוג פקס ומופיע אותו מספר כמו מספר הפקס שזה עתה הגיע,

        יישתל אוטומטית שמו של איש הקשר בשדה מאת.

 

 

 

מה נושא הפקס?

על מנת שנוכל לשמור על סדר ויעילות בעבודה מומלץ מאוד לרשום נושא ותת נושא לפקס.

רצוי שכל חברה תגדיר לעצמה את הנהלים של נושאי פקסים.

לדוגמה: כאשר מגיע פקס שהוא הזמנה ומספר ההזמנה הוא: 23645,
רצוי לרשום בנושא הפקס: הזמנה - 23645

 

מה אעשה אם שלחתי פקס לעובד הלא נכון?

כאשר ראיתי שהגיע פקס והעברתי אותו לגבי כהן אחד מעובדי החברה שחשבתי שהפקס עבורו,

אך התברר שהפקס היה צריך לעבור למיקי שנקמן.

הפקס יופיע באוקטופוס האישי שלי בשורה פקסים תחת הועבר ל

(זאת במידה ורשמתי בשדה התקבל ע"י את שמי)

 

 

ובנוסף יופיע הפקס באוקטופוס האישי של גבי כהן בשורה פקסים תחת חדש.

על מנת לשנות את העברת הפקס ולהעביר אותו מגבי כהן למיקי שנקמן,

אכנס לאוקטופוס האישי שלי, בשורה פקסים תחת הועבר ל ואמצא את הפקס שהעברתי.

אחרי שמצאתי את הפקס מתוך רשימת הפקסים שהעברתי אלחץ על הלחצן עריכה , הממוקם מימין לשורת הפקס.

 

 

החלון שיפתח יהיה עריכת פקס ואז אשנה את השדה הועבר ל מגבי כהן ל- מיקי שנקמן שאליו היה צריך להגיע הפקס.

 

 

כעת ימחק הפקס מהאוקטופוס האישי של גבי כהן ויופיע באוקטופוס האישי של מיקי שנקמן בשורה פקסים תחת חדש.

 

איך מבצעים מעבר מהיר בין פקסים?

כאשר אני רואה שיש לי מספר גדול של פקסים חדשים שהגיעו או שהועברו אליי,

ניתן לבצע מעבר מהיר בין כל הפקסים ללא יציאה וכניסה מחדש לפקסים.

נפתח את רשימת הפקסים שהגיעו דרך האוקטופוס האישי ע"י לחיצה על המספר שמופיע בעמודה הרצויה,

 

 

בדוח הפקסים שנפתח נלחץ על  הלחצן עריכה הממוקם מימין לכל שורת פקס.

לאחר מכן יפתח לנו החלון עריכת פקס.

 

 

בתחתית החלון יופיעו לחצני החיצים .

כאשר נלחץ על החץ כלפי מטה נעבור פקס הבא.

כאשר נלחץ על החץ כלפי מעלה נעבור לפקס הקודם.

 

איך מגדירים סטטוסים לפקסים?

ישנם שלושה סטטוסים לפקסים: חדש, בטיפול, טופל.

 

כיצד להגדיר חוקים אוטומטיים להעברת פקסים?

אני רוצה להגדיר חוק אוטומטי שכאשר מגיע פקס ממספר מסוים אוטומטית הוא יעבור לאחד העובדים.

הגדרות אלו יוכל לעשות רק המשתמש שמוגדר כמנהל.

להסבר על מיון פקסים לחץ כאן.

 

 

איך רואים את כל הפקסים של הארגון?

את כל הפקסים של הארגון יוכל לראות רק המשתמש שמוגדר כמנהל.

בכדי לראות את כל הפקסים של הארגון יש ללחוץ על הלשונית דוחות שבתפריט הראשי.

בסוג הדוח נבחר פקס ובדוח למנהל נבחר פקסים בארגון.

 

 

כעת תופיע לנו רשימת כל הפקסים שהתקבלו בארגון.

להסבר נוסף על דוחות לחץ כאן.